Как создать регистрацию на мероприятие

RegToEVENT

Лучший продукт для организации
Ивентов

Почему вам поможет RegToEVENT?

Сервис, призванный облегчить жизнь каждого ивент-менеджера. Автоматическая регистрация участников, на мероприятия любой тематики и любого масштаба. Билеты различных категорий и с набором дополнительных опций, онлайн оплата билетов через различные платежные системы 24/7, и непосредственная помощь с регистрацией на площадке в день мероприятия.

• Онлайн регистрация учасников

– анкета участников любой сложности
– интеграция формы регистрации с Вашим сайтом
– онлайн регистрация участников через отдельный сайт-события
– регистрация через соц.сети или кабинет в сервисе
– oплата билетов онлайн и генерация счетов на оплату по безналу
– мгновенная отправка билета участнику
– настраиваемый билет самим организатором

Оффлайн регистрация учасников

– сканирование билетов смартфонами или сканерами
– настраиваемые стикеры на бейдж
– контроль входа разных зон
– возможность добавления участника на месте ивента
– возможность редактирования данных об участнике
– удаленная печать бейджей прямо с улицы

Аналитика и управление чат-ботами

– доступ к статистике 24/7
– статистика регистраций и количества продаж
– аналитика трафика и источников продаж
– логирование всех действий соорганизаторов, кто, что и когда менял в заказе
– статистика посетителей ивента в режиме реального времени
– полный отчет об участниках, посетивших ивент

RegToEVENT не единственный сервис, просто у нас много уникальных фишек.

Страница ивента

С нами Вы создадите брендированную страницу своего мероприятия или мы поможем интегрировать сервис с вашим сайтом. Проконсультируем по продвижению ивента и продаже билетов и, при необходимости, поможем это сделать.

Варианты оплаты

Вы сможете принимать оплаты от физических и от юридических лиц. Участники смогут оплатить билет сразу, воспользовавшись любой из предложенных платежных систем или сгенерировать себе счет и оплатить по безналу как юр.лицо.

Check-in участников

Мы предоставим Вам отдельную услугу регистрации участников в день мероприятия на площадке. Собственное оборудование и программное обеспечение позволяют провести Chek-in для ивентов с любым количеством участников, встретить, напечатать для них бейджи и выдать пакеты участников, а после – предоставить Вам полную статистику.

Опыт работы

У нас более 5 лет опыта в организации больших и маленьких мероприятий. Мы знаем процессы изнутри и сделали сервис максимально удобным для организаторов. Тем не менее, каждый из них, продолжает вносить свои пожелания, и мы не перестаем совершенствоваться и улучшать сервис практически каждый день.

Смотреть видео презентацию

Ознакомтесь с нашей видео презентацией и мы уверены, что станем Вашим надежным партнером в онлайн продаже билетов на мероприятия.

Наши возможности

Продажа билетов в Telegram

Будьте ближе к своим участникам. Регистрируйте их и продавайте билеты прямо в своих Telegram чатах.

Прием платежей

Несколько платформ для online оплаты. Возможность принимать оплату сразу на Ваши счета не дожидаясь завершения ивента.

Создание бейджей с QR

Автогенерация билетов и бэйджей в pdf для посетителей. Печать и контроль доступа через смартфон.

Аналитика 24/7

Статистика посещений в разрезе источников. Подключение пикселя FB, кодов GA, GTM, ЯМ.

Реферальная программа

Гибкая реферальная программа для привлечения посетителей на ивент с возможностью дифференцировать% ставки и цели.

Разные типы билетов и платных опций

Возможность создавать различные категории билетов и дополнительные услуги. Гибкие промокоды для партнеров и сложные скидки.

Увеличение % оплаты

Наглядная информацию о попытках оплаты билетов каждым участником, логирование операций и возможность пропушить участников, которые не смогли сразу оплатить билет.

Чат бот

Чат-бот – структурированные ответы на самые распространенные ответы участников. Возможность отправки push уведомлений.

Единое решение, чтобы продавать больше билетов

Создавайте

Создайте витрину билетов с высоким % конверсии и хорошей поисковой выдачей

Продавайте

Используйте все инструменты RegToEVENT, чтобы продать больше билетов

Анализируйте

Собирайте аналитику по регистрациям, продажам, трафику и контролируйте вход участников

Чекин

Облегчите себе жизнь и уменьшите количество стрессов в день ивента. Все проданные Вами билеты через RegToEVENT генерируются с уникальными Bar и QR-кодами. Вы сможете отсканировать их обычным смартфоном, чтобы зачекинить гостя! Или нанять нашу команду с профессиональным оборудованием

Как создать страницу мероприятия на Timepad?

Хотите создать страницу мероприятия с формой регистрации бесплатно? Используйте Timepad!

Итак, вы зарегистрировались и создали организацию, страница которой расположена по адресу org.timepad.ru (где org – то слово, которое вы придумали при регистрации).

По этой ссылке теперь расположена панель управления вашей организацией, а также «быстрая» кнопка для создания события.

Создать событие можно также с помощью кнопки во вкладке «События».

Процесс создания событий состоит из 4 этапов. Разберем их подробнее:

Шаг 1. Описание

На этом шаге расскажите подробнее о своем событии.

Заполните обязательное поле – название – это заголовок вашего мероприятия, не забудьте указать формат мероприятия (семинар / тренинг / конференция / выставка / мастер-класс и так далее).

Краткое описание – в двух-трех предложениях расскажите о сути мероприятия, что интересного и полезного ждет на нем пользователей сайта. Именно этот текст будет отображаться в афише событий на MyTimepad.

Подробное описание – здесь можно добавить программу мероприятия, фото и видео с прошлого события или любую другую полезную информацию, которая заинтересует посетителя и подтолкнет к покупке билета или регистрации.

В редакторе описания доступны:

• функции редактирования текста;
• вставки ссылок;
• вставки изображений (до 600 пикселей в ширину).

Важно! Рекомендуем не вставлять текст описания события с готовым форматированием. Добавляйте текст и картинки отдельно, иначе описание может не погрузиться при публикации или может отображаться некорректно. Если это все же произошло, попробуйте использовать форматирование.

Следующим этапом создания события будут выбор даты и места (город и адрес) проведения события. Чтобы карта подтянулась корректно, стоит указать точный адрес места (улицу, дом и корпус) без дополнительной информации.

Подробную инструкцию о том, как добраться к вам можно указать в подробном описании события, в письмах-подтверждениях регистрации, письмах-напоминаниях о событии, сделать специальную рассылку или добавить на каждый билет.

Важно! Если вашего города в списке нет – напишите нам на support@timepad.ru, добавим его в список.

Если вы проводите онлайн-мероприятия – укажите “Без города”.

Выберите “Категорию” для своего мероприятия:

Этот фильтр позволит найти событие в нашей афише. Выберите наиболее подходящий к тематике мероприятия вариант.

Обязательно прикрепите афишу — это изображение попадет в шапку события и в ленту мероприятий. Афиша отображается в верхней части страницы. О том, как ее подобрать, читайте здесь.

Раздел Персональные данные и юридическая информация будет заполнен автоматически, если вы заключили договор на продажу билетов и его нельзя будет отредактировать. Если договора нет – эти данные можно изменить. Помните, что информация из этого раздела попадет на билет и укажите почту, удобную для связи с участниками вашего события.

Язык события по умолчанию — русский. Форма регистрации на английском доступна в тарифе Расширенный.

Осталось заполнить раздел Партнеры (если нужно). Готово! Первый шаг пройден.

Посмотреть видео о настройке описания события можно здесь:

Шаг 2. Анкета регистрации

Здесь вам предстоит настроить форму регистрации, которую необходимо заполнить для участия в вашем событии.

Текст перед анкетой регистрации можно оставить пустым или дописать какие-либо особенности участия, если они есть. Например, вы можете указать с кем связаться в случае возникновения вопросов по событию, прописать, что для участия регистрация обязательна/не обязательна — в общем добавить любую информацию, которую сочтете нужной.

Вопросы анкеты регистрации: три первых вопроса подгружаются автоматически и удалить их нельзя, зато можно добавить новые вопросы. Они могут быть обязательными для ответа и необязательными, с комментариями, а также иметь разный формат ответов (произвольный ответ, выбор варианта, номер телефона и др.).

Важно! после добавления вопроса нажмите «Сохранить вопрос» , а затем «Сохранить (Продолжить)» внизу страницы.

В разделе дополнительные настройки вы можете:

• активировать предложение подписаться на ваши рассылки (список подписчиков будет обновляться во вкладке Рассылки);
• изменение текста автоматических писем, которые направляются участникам (активны после заключения договора);
• возможность прописать на билетах дополнительный текст.

Шаг 3. Настройка участия

На этом шаге вы обозначаете условия участия в вашем событии.

Важно! Для продажи билетов через Timepad нужно заключить договор. Если вы планируете бесплатное событие, то договор заключать не обязательно. Для публикации бесплатного события достаточно в цене билета указать цену 0 рублей.

Вы можете создать одну или несколько категорий билетов, платных или бесплатных. Обязательные поля для каждой категории: название и цена билета. С помощью поля “Статус” можно открывать или закрывать регистрацию на те или иные категории в нужное время, таким образом настроив гибкую билетную программу.

С помощью поля “Кол-во” вы можете установить ограничение на число билетов для каждой категории, подробнее о лимитах на регистрации читайте в этой статье.

Важно! По достижении указанного количества регистраций категория билетов исчезает из доступных. Если количество билетов не должно быть ограничено, просто оставьте это поле пустым.

Если статус регистрации всех категорий изменится на «Закрыто», значит регистрация на событие завершена. Закрыть ее можно вручную, изменив статус категории, или она закроется автоматически по достижению указанного лимита.

При нажатии иконки с гаечным ключом рядом с категорией открываются поля промокод, лимиты на заказ билетов (какое максимальное количество билетов может заказать один участник) и комментарий, текст которого будет отображаться под названием категории в списке билетов (в комментарии можно прописать, например, что дает конкретный тип билета его обладателю).

Как настроить билетную программу с помощью скидок и промокодов читайте в специальной статье.

Раздел “Дополнительные настройки” позволяет:

• настроить срок брони для платных билетов (по умолчанию это 48 часов),
• установить ограничение на максимально доступное число билетов,
• подключить оплаты со счета компании и в кредит (доступно организаторам-юридическим лицам после заключения договора),
• подключить отправку билетов на бесплатные регистрации (по умолчанию, если событие бесплатное участник получает только письмо-подтверждение регистрации, а не билет),
• активировать режим подтверждения заявок.

Также в этом разделе вы можете активировать одновременную покупку нескольких билетов: частник сможет купить как несколько билетов одной категории, так и билеты из разных категорий. При покупке и оплате сразу нескольких билетов одним заказом билеты будут оформлены на одно имя и высланы на один адрес, но каждый билет будет иметь свой уникальный номер. После подключения данной опции в форме регистрации появится поле с выбором количества билетов.

Здесь вы можете настроить отправку участникам персональных ссылок, если проводите вебинар. Такая ссылка будет закрепляться за конкретным участником и придёт в письме с билетом. Чтобы отправлять такие ссылки добавьте их на 3 шаге создания события в “дополнительных настройках”, либо в разделе “Билеты и цены – Персональные ссылки” в режиме редактирования мероприятия:

Шаг 4. Публикация события

Это завершающий шаг настройки события, здесь выберите возрастное ограничение для своего события и тип публикации события (настройки приватности): публичное (зарегистрироваться сможет любой желающий), доступное по ссылке (регистрация доступна, если клиент получит прямую ссылку на событие) или полностью скрытое (только для админов).

Если событие полностью настроено нажмите “Опубликовать”, если вы не уверены и пока тестируете систему, сохраните событие как черновик (такое событие не будет полноценной страницей мероприятия, некоторые функции будут недоступны).

Готово! Ваше событие создано и опубликовано. Вы можете редактировать его в любое время с помощью кнопок “Изменить” и “Управление” прямо на странице события:

Вы также можете вставить форму регистрации на свой сайт, подробнее читайте здесь.

Топ-10 бесплатных сервисов для организации мероприятий

Ресурса человеческого мозга не хватает, чтобы запомнить и обработать чудовищный объем информации, который оказывается в голове человека, занимающегося организацией мероприятий. Основным подспорьем в подготовке и реализации проектов служат информационные технологии. Разумеется, можно ограничиться стандартным набором функций в Excel, однако мы знакомы с рядом других удобных инструментов для управления проектами и хотели бы ими поделиться.

Организаторы мероприятий напоминают художников. Их отличает умение соединять отдельные фрагменты в единую картину. Художник не может воплощать идеи в жизнь без кисти, палитры и мольберта. Аналогично не бывает организации мероприятий без соответствующих инструментов. PR-агентство «Полилог» предлагает Вашему вниманию свой шорт-лист наиболее удобных инструментов для организации мероприятий. В наш список мы включили бесплатные сервисы, сервисы с ограниченным бесплатным функционалом, а также сервисы с длительным периодом бесплатного пользования.

Google Диск – это 15 Гб бесплатного хранилища для Ваших файлов. Все знают эту единую платформу для хранения и обмена фотографиями, видеозаписями, текстовыми документами, презентациями и таблицами. Файлы на диске можно открывать со смартфона, планшета или компьютера, а функция совместного доступа позволяет другим пользователям просматривать, редактировать и скачивать документы.

Asana – интегрированный таск-менеджер по управлению проектами для команд любого размера. Asana позволяет вести проектную деятельность без использования электронной почты. Каждая команда имеет возможность организовать для себя удобное рабочее пространство, включающее в себя множество проектов. Это не просто список задач, а комплексная система мелких инструментов, заменяющих почти любое приложение по управлению задачами, взаимоотношениями с клиентами, проектами и многое другое.

Если Вы привыкли вести проекты по схеме «to do – in process – done», то Вам отлично подойдет сервис Trello. По сути, Trello – приложение для мониторинга статуса задач. Карточки задач поддерживают комментарии, вложения, сроки выполнения и контрольные списки. Удобный интерфейс и простота в использовании делают Trello удобным таск-менеджером.

Ведущая в мире платформа по управлению и автоматизации совместной работы особенно придется по душе любителям Excel. Пользователям предлагается максимальная гибкость в управлении проектной логикой с помощью привычного и простого в использовании интерфейса электронной таблицы.

Корпоративный мессенджер, собирающий в одном окне обсуждения в общих темах, приватных группах и личных сообщениях. Slack поддерживает интеграцию с рядом сторонних сервисов как DropBox, Google Drive, GitHub, Google Docs, Twitter, Trello, Jira и др. Платформа способна полностью заменить внутрикорпоративную почту.

Учет гостей и рассадка – головная боль для любого мероприятия. Бесплатная платформа Allseated позволяет проектной команде совместно организовать мероприятие: создать план помещения, спроектировать рассадку, сделать визуализацию, управлять списками гостей, назначить ведущего и кейтеринг.

Платформа, предлагающая элементарный алгоритм создания HTML, контактных, e-mail и любых веб-форм для регистрации гостей на мероприятие. 123ContactForm интегрирован с другими веб-сервисами (как Google Drive), что позволяет автоматизировать процессы сбора данных. Есть возможность интегрировать один или несколько платежных процессоров (PayPal, Authorize.Net, stripe) с формой 123ContactForm для оплаты посещения мероприятия.

Удобный сервис для проведения пригласительной кампании. Платформу отличает простотой интерфейс для создания и дизайн пригласительных. Интеграция с Twitter и другими социальными сетями позволяет обеспечить продвижение мероприятия, которое легко добавляется в пользовательские календари iCal, Google или Outlook.

При условии бесплатного участия в мероприятии, данный сервис служит бесплатным инструментом для рассылки персонализированных приглашений, онлайн-регистрации участников, создания бейджей. За небольшую комиссию платформа предлагает интеграцию с платежными системами для оплаты посещения мероприятия. Сервис Eventleaf универсален и подходит как для мастер-классов и семинаров, так и для масштабных конференций и выставок.

Бесплатный онлайн-инструмент для организации мероприятий. Для бесплатных мероприятий использование Eventbrite ничего не стоит. При продаже билетов с организатора взимается небольшая комиссия. Сервис позволяет спланировать мероприятие, время и место проведения, а также зарегистрировать участников.

А какие сервисы Вы находите удобными для организации мероприятий?

Источники:

http://regtoevent.com/
http://help.timepad.ru/105486-timepad
http://www.polylog.ru/ru/pr-blog/top-10-besplatnyh-servisov-dlya-organizatsii-meropriyatiy